Wo liegen in Ihrem Unternehmen gerade die Zugangsdaten zum Newsletter-Tool, zum Hosting, zum Google-Konto, zur Buchhaltung? In einer Excel-Liste, in den Köpfen einzelner Mitarbeitenden, auf bunten Klebezetteln?
Mit diesem Beitrag starten wir unsere Reihe „Digitalisierung entfrusten“. Wir nehmen uns regelmäßig ein Thema vor, das im Arbeitsalltag eigentlich nervt, ohne eine Lösung dafür zu kennen. Wir zeigen, wie es entspannter geht.
Den Auftakt macht das wohl unterschätzteste Thema überhaupt: Zugangsdaten.
Das stille Risiko, das gerne ignoriert wird
„Uns passiert schon nichts, wir sind doch zu klein.“ Diesen Satz hören wir oft. Die Realität sieht anders aus:
- Zugänge gehen verloren – weil Mitarbeitende krank werden, in Urlaub gehen oder das Unternehmen verlassen. Im schlimmsten Fall hängt der Zugriff aufs Hosting an einer einzelnen Person.
- Zugänge werden gehackt – meist nicht gezielt. Sie sind „Beifang“ in einem Datenleck bei einem anderen Anbieter, bei dem dieselbe Mailadresse und das gleiche Passwort hinterlegt waren.
- Der Schaden ist real – gekaperte Google-Konten, missbrauchte Mailpostfächer, kompromittierte Shops, Reputationsverlust bei Kund*innen. Aufräumen kostet deutlich mehr als Vorbeugen.
- Wissen wandert aus – wenn ein Mitarbeiter geht, geht oft auch die Übersicht über zwei Dutzend Portale mit.
Lange Passwörter und 2FA sind nicht das Problem
Viele empfinden 20-stellige Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung als Schikane. Das stimmt – wenn man sie immer noch händisch eintippt.
Mit einem professionellen Passwort-Manager wird genau das Gegenteil daraus: einmal anlegen, überall sicher zugreifen. Login-Felder füllen sich automatisch, 2FA-Codes liegen direkt daneben, neue Passwörter sind ein Klick.
Übrigens: Was wir mit einem professionellen Passwort-Manager meinen, ist nicht der Passwort-Speicher im Browser oder der iCloud. Wir haben selbst bei skeptischen Kund*innen den Passwort-Manager unserer Wahl (1Password) implementiert und Mitarbeitende geschult.
Das Ergebnis: weniger Frust, weniger „Passwort vergessen“-Mails, weniger Sicherheitslücken – und nebenbei deutlich mehr Effizienz im Arbeitsalltag.
Was wir selbst nutzen – und was wir empfehlen
Auch wir arbeiten im Team von alex+ mit 1Password – geräteübergreifend, im Browser, auf dem Smartphone, im Remote-Office. Das hat ein paar handfeste Vorteile:
- Geteilte Tresore für Teams: Zugänge gehören dem Unternehmen, nicht einer einzelnen Person.
- Mobil immer griffbereit: auch unterwegs schnell ins Kundensystem, ohne die Zugangsdaten unsicher per Chat zu schicken.
- Saubere Übergaben: scheidet jemand aus, wird der Zugriff entzogen – nicht das halbe Unternehmen neu konfiguriert.
- Warnungen bei Datenlecks: kompromittierte Passwörter werden erkannt, bevor jemand sie missbraucht.
Wir helfen bei Einführung und Betrieb
Ein Passwort-Manager ist kein Selbstläufer. Damit das Werkzeug im Alltag wirklich genutzt wird, muss die Struktur stimmen: Welche Tresore? Wer hat Zugriff worauf? Wie werden Zugänge übergeben? Wir begleiten Sie bei der Einrichtung, übernehmen die initiale Strukturierung Ihrer Zugänge und sind danach direkter Ansprechpartner, wenn etwas hakt.
Das passt zu unserem Verständnis von Digitalisierung und Effizienz: Wer digital arbeitet, braucht Werkzeuge, die im Alltag einfach funktionieren.
Sprechen Sie uns an – wir schauen gemeinsam auf den Status quo und können Sie in unterschiedlichen Bereichen der Digitalisierung unterstützen. Praxisnah und dort, wo es Sinn ergibt.